Adjoint(e) administratif (ve)

Vous aimeriez relever de nouveaux défis avec une équipe de professionnels dans un contexte dynamique et de haute performance? Vous êtes reconnu(e) pour votre efficacité, votre sens de l’organisation et votre professionnalisme? Vous faites preuve de débrouillardise, de proactivité, de flexibilité et vous prônez le travail d’équipe?

iA Groupe financier est à la recherche de deux adjoints(es) administratifs(ves) pour rejoindre son équipe Affaires corporatives au sein des Services juridiques. Un poste relèvera de la Secrétaire corporative et Cheffe adjointe des Services juridiques, Affaires corporatives et l’autre de la Secrétaire corporative adjointe et Directrice principale, Secrétariat corporatif et gouvernance. Un des postes aura également la responsabilité de supporter la  Directrice, Affaires corporatives et transactionnelles. Vous serez responsables du soutien administratif de notre grande équipe et, en étroite collaboration avec les autres adjoints administratifs des Services juridiques.

Plus précisément, vous aurez à :

• Supporter les trois gestionnaires de l’équipe, notamment au niveau de la gestion de leur agenda et de leur boîte de courriels;

• Supporter l’équipe Affaires corporatives dans la gestion de diverses demandes de soutien administratif, notamment dans la gestion documentaire des dossiers transactionnels, de secrétariat corporatif et d’obligation d’information continue;

• Production et révision de textes, contrats, correspondances et présentations;

• Traduction de documents à l’aide d’outils spécialisés et révision;

• Transmission d’avis de convocation;

• Participer à l’amélioration des processus de l’équipe;

• Ouverture, classement et suivis de dossiers spécifiques aux Services juridiques;

• Paiement de factures et gestion des notes de frais;

• Planification de voyages d’affaires des membres de l’équipe;

• Organisation de rencontres d’équipe et de formations de groupe;

• Production de rapports divers, dont rapports de suivi budgétaire;

• Partager avec l’équipe des adjointes administratives des Services juridiques  toutes demandes connexes de soutien administratif.

Profil recherché

• DEP en secrétariat ou l’équivalent avec  5 ans d’expérience pertinente 

• Bonne connaissance des logiciels de la suite Office, principalement Outlook, Word, Excel et PowerPoint

• Niveau de connaissance intermédiaire de la langue anglaise, en raison d’interactions régulières avec collègues et partenaires anglophones à travers le Canada et aux États-Unis, ainsi qu’en raison de tâches reliées à la lecture et rédaction de documents en anglais

• Gestion efficace des priorités et capacité de traiter plusieurs dossiers à la fois

• Proactivité et approche centrée sur la recherche de solutions

• Autonomie et débrouillardise

• Attitude positive et esprit collaboratif développé

• Flexibilité et ouverture au changement

• Habileté à naviguer dans divers environnements technologiques et désir d’apprendre et d’approfondir ses connaissances dans ce domaine