Associé(e) au soutien des consultant(e)s

Domaine : Service à la clientèle 
Type : Permanent, temps plein 
Mode : Hybride
Lieu : Toronto/Montréal/Québec
Début : Dès que possible 

Vous reconnaît-on pour votre passion des tâches administratives et du service à la clientèle? Êtes-vous dans votre élément lorsque vous soutenez votre équipe de façon proactive? Faites-vous preuve d’organisation et de souci du détail, et aimez-vous travailler avec plusieurs systèmes? Voici l’occasion que vous attendiez!

En tant qu’associé(e) au soutien des consultant(e)s, vous jouerez un rôle essentiel dans l’optimisation de l’efficacité de votre équipe en prenant en charge des tâches administratives et opérationnelles ainsi que des tâches de service à la clientèle. Votre rôle consistera à aider les consultant(e)s à se concentrer sur les relations avec la clientèle et la prestation de conseils financiers en veillant au déroulement efficace et harmonieux des processus.

En gérant la documentation, les suivis et les procédures opérationnelles auprès des clients et clientes, vous aurez comme mission de parfaire l’expérience client, d’améliorer la productivité de l’équipe et de soutenir la croissance des affaires.

Ce poste exige de solides compétences organisationnelles, un grand souci du détail et un état d’esprit proactif afin d’aider les consultant(e)s à fournir un service personnalisé de haute qualité aux participants et participantes aux régimes.

Principales responsabilités

Soutien administratif aux consultant(e)s

• Préparer et organiser la documentation, les rapports et les documents de réunion destinée à la clientèle pour les consultant(e)s.
• Apporter votre aide dans le traitement des ouvertures de compte, les transferts d’actifs, les modifications dans les placements et les mises à jour des bénéficiaires.
• Veiller à l’application en temps voulu des mesures à prendre après les réunions, y compris le suivi auprès des participants et participantes.
• Assurer l’exactitude et la mise à jour des dossiers des clients et clientes dans le logiciel de gestion de la relation client (CRM) et de planification financière.
• S’occuper des cas complexes ou particuliers et assurer un suivi dans les délais impartis dans les limites de votre rôle.
• Traiter les demandes des participants et participantes dans nos systèmes administratifs.
• Répondre aux questions des participants et participantes et leur fournir des informations en fonction des demandes des conseillers et conseillères.

Interaction avec la clientèle et soutien aux services

• Servir de point de contact pour les demandes des participants et participantes en répondant aux demandes courantes (p. ex., demandes de documents, mises à jour sur les cotisations, etc.).
• Préremplir divers formulaires et les envoyer aux participants et participantes. (Vous participerez également au contrôle de la qualité et à l’envoi des documents relatifs à l’enregistrement des contrats traités par les consultant(e)s.)
• Communiquer avec les participants et participantes à l’aide de modèles de courriel préétablis.
• Soutenir les consultant(e)s dans leurs efforts de sensibilisation personnalisés en veillant à ce que la communication avec les participants et participantes se fasse en temps utile.

Efficacité opérationnelle et amélioration des processus

• Travailler en étroite collaboration avec les équipes internes (p. ex., la conformité et l’exploitation) afin d’assurer l’exécution harmonieuse des transactions financières.
• Cerner les possibilités de simplification des procédures de travail et d’amélioration de l’efficacité de la prestation des services.
• Participer au suivi et à la production de rapports sur le rendement des consultant(e)s en veillant à l’exactitude de la documentation relative à l’engagement de la clientèle.
• Gérer des projets spéciaux pour l’équipe.
• Participer activement aux réunions hebdomadaires de l’équipe et proposer des idées d’amélioration.

Soutien à la conformité et à la réglementation

• S’assurer que l’ensemble de la documentation destinée à la clientèle respecte les exigences réglementaires et les exigences de conformité.
• Appuyer les consultant(e)s dans la gestion des pratiques exemplaires en matière de confidentialité et de sécurité des données lorsqu’ils et elles traitent les renseignements personnels des participants et participantes.
• Soutenir les vérifications internes et les demandes de documentation des équipes chargées de la conformité.

Formation et expérience

Compétences requises

• Solides compétences organisationnelles et administratives et capacité à gérer efficacement des tâches multiples
• Excellente aptitude à la collaboration avec les collègues et esprit d’équipe
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles pour interagir de manière professionnelle avec les consultant(e)s, les clients et clientes et les équipes internes
• Niveau de connaissance avancé de la langue anglaise puisque la personne sera amenée à traiter des dossiers d'assurance et répondre aux clients et aux équipes internes, communiquer avec des clients ou des institutions financières sur une base quotidienne.
• Esprit proactif de résolution de problèmes axé sur l’efficacité et l’amélioration continue
• Approche axée sur les détails garantissant l’exactitude des dossiers des clients et clientes et des transactions financières

Expérience et formation

• Plus de deux ans d’expérience en services financiers, en soutien à la clientèle ou dans des postes administratifs
• Connaissance sur les régimes de retraite collectifs, la gestion de patrimoine ou le domaine des assurances (un atout)
• Maîtrise d’Office de Microsoft et des plateformes de gestion de la relation client (CRM), comme Salesforce, etc., et capacité à apprendre rapidement le fonctionnement de nouveaux logiciels ou de nouvelles technologies (un atout)

Rémunération :

La fourchette d'embauche typique pour ce poste se situe entre 48 000 et 55 000 dollars ; Le salaire de base offert est basé sur le lieu de travail et peut varier en fonction des compétences, des connaissances professionnelles, de l'expérience et de l'équité interne. Tous les employés permanents de iA ont également droit à une prime annuelle.

Chez iA, nous nous engageons à mettre en place une structure de rémunération équitable et basée sur le marché. Nos données de marché sont mises à jour chaque année afin de refléter les conditions les plus récentes du marché.