Adjoint(e) de direction

Adjoint de direction / Adjointe de direction / Administration / Permanent / Temps plein / Hybride / Montréal / Québec / Entrée : mars ou avril

Une superbe opportunité de carrière remplie de défis s’ouvre maintenant à vous au sein de l’un des plus importants groupes financiers du Canada! Le secteur de la Vice-présidence de la sécurité de l’information ainsi que la Direction principale, Stratégie et gouvernance des données sont à la recherche d’un nouvel(le) adjoint(e) de direction, afin de soutenir le chef de la sécurité de l’information (CISO), la cheffe des données (CDO) et leurs proches collaborateurs.

Ce poste clé exige une personne proactive, dotée d'excellentes compétences en gestion du temps et en communication, capable de gérer des tâches variées dans un environnement en constante évolution. La personne choisie jouera un rôle crucial dans la coordination des activités quotidiennes, la gestion des priorités et la facilitation de la collaboration entre les équipes.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, venez joindre une équipe dynamique, professionnelle et axée sur les résultats!

Relevant directement du Vice-président et Chef de la sécurité de l’information (CISO) tout en supportant aussi la Directrice principale, Stratégie et gouvernance des données (CDO), en tant qu’adjoint(e) de direction, vous serez responsable de :

• Gérer les communications entrantes et sortantes;
• Gérer l’agenda et coordonner les activités générales du vice-président et de la directrice principale;
• Préparer des ébauches de communications administratives et sectorielles et réviser et corriger des textes et documents de présentation, en français et en anglais;
• Organiser des rencontres et des événements, tant d’un point de vue logistique que technique;
• Préparer les ordres du jour, prendre des notes et assurer le suivi des décisions prises;
• Effectuer la gestion administrative du bureau du vice-président et de la directrice principale (factures, contrats, notes de frais, etc.);
• Gérer l’accueil des nouveaux employés et consultants des fonctions supportées (demandes d’accès, matériel informatique, etc.);
• Produire divers rapports administratifs et financiers;
• Planifier les déplacements et la logistique des voyages d’affaires;
• Organiser et assurer le classement des documents numériques;
• Travailler en étroite collaboration avec les autres adjoint(e)s afin de coordonner certaines tâches et de piloter certains dossiers communs;
• Assurer la confidentialité des informations sensibles et des communications;
• Anticiper les besoins du vice-président et la directrice principale et de développer des outils afin d’accroître l’efficacité de son bureau.

Profil recherché

• Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques bureautiques, en administration des affaires ou l’équivalent;
• Huit (8) ans d'expérience pertinente, dont un cinq (5) ans dans un poste d’adjoint de haut niveau, de gestion d’un bureau de direction ou l’équivalent;
• Excellentes aptitudes relationnelles, de collaboration et de communication;
• Précision et rigueur dans l'exécution des tâches;
• Efficacité, fiabilité, autonomie et grand sens du jugement par rapport à l’information privilégiée à laquelle vous aurez accès;
• Structure, organisation et capacité de composer avec des échéances très courtes ainsi que de multiples priorités conflictuelles;
• Adaptabilité face aux changements et aux imprévus;
• Maîtrise des outils bureautiques Microsoft suivants : Word, Outlook, PowerPoint;
• Excellente connaissance des outils bureautiques Microsoft suivants : Excel, SharePoint, Teams, OneNote;
• Capacité d’apprentissage en continu;
• Être en mesure de se déplacer au bureau de Québec ou Montréal une fois par semaine, au besoin;
• Niveau avancé en anglais, autant à l'oral qu'à l'écrit, en raison des tâches quotidiennes qui sont à réaliser en anglais. Les tâches en anglais comprennent de la communication orale par visioconférence pour des rencontres, ainsi que de la rédaction de courriels, de la planification de rencontre, avec des partenaires et fournisseurs unilingues anglophones.

Venez joindre un environnement de travail flexible et inclusif, qui vous offre un bel équilibre travail-famille, ainsi que des avantages sociaux compétitifs!

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