Spécialiste en contrats

Équipe des contrats, administration / temps plein, permanent / télétravail / Toronto, Québec-Ville ou Montréal

Relevant du gestionnaire, Réseaux de distribution, le titulaire du poste contribue aux objectifs de la compagnie en veillant à administrer de façon efficace les contrats des représentantes et représentants.

Le titulaire du poste devra :

• Répondre, en première ligne, en temps opportun, à toutes les questions posées par les clients internes et externes touchant les contrats des Services aux agences, et ce, par téléphone, par télécopieur, par courriel ou en personne; cela comprend les contrats des Comptes nationaux, de PPI et de WFG, qui sont très différents des contrats des agents généraux et des représentantes et représentants rencontrés habituellement;

• Analyser et traiter les nouvelles demandes pour les contrats des agents;

• Analyser et traiter les demandes de transfert de représentant d’un agent général à un autre après avoir évalué l’information retenue pour s’assurer que le transfert est possible selon nos règles et le type de contrat du représentant au moment de la demande; 

• Traiter et mettre en place FundServ Dealer et les codes de représentant;

• Recommander au gestionnaire l’approbation des demandes de contrat, de permis et de E&O après avoir analysé l’information reçue et l’exactitude de celle-ci et avoir ciblé les renseignements manquants, et ce, dans le respect des règles liées à la conformité;

• Effectuer des suivis lorsque l’information est incomplète ou que celle-ci doit être vérifiée auprès des différents intervenants comme l'agence, les autorités réglementaires ou les directeurs régionaux, de façon à ce que le contrat puisse être signé et que les commissions puissent être versées;

• Saisir et mettre à jour l’information liée aux contrats et aux permis des représentants dans le système central FASAT et, s’il y a lieu, dans FAST. La rigueur est essentielle pour ce poste;

• Mettre à jour et entretenir la feuille de calcul de suivi des contrats;

• Consulter les sites Web des autorités réglementaires provinciales pour vérifier le statut des permis;

• Numériser des documents;

• Poster des contrats;

• Saisir des données;

• Effectuer et analyser les vérifications de crédit.

EXIGENCES

• Diplôme universitaire et 2 à 3 années d’expérience pertinente OU

• Diplôme d’études secondaires et 2 à 3 ans d’expérience pertinente

• Fortes aptitudes en communication en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit, en raison d’interactions fréquentes avec une clientèle et des partenaires anglophones et francophones

• Fortes aptitudes en saisie de données

• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office

• Bonne capacité organisationnelle et bon esprit d’analyse

• Esprit d’équipe

• Capacité à travailler sous pression