Nos offres d'emploi

Administrative Business Partner & EA to Vice President

  • Employeur : iA Gestion privée de patrimoine inc.
  • Bureau : 2200, avenue McGill College
  • Principal lieu de travail: Montreal, Québec
  • Domaines d'activité : Service à la clientèle et soutien administratif
  • Numéro du poste : JR10013383
  • Type d'emploi : Emploi permanent Temps plein
  • Postulez avant le : 2022-05-31

Description

Description de poste


Les principales responsabilités comprennent :


• Agir à titre de point de contact central pour les besoins administratifs du vice-président, y compris la gestion du calendrier, le soutien des préparatifs de voyage, l’établissement des priorités et la détermination des mesures à prendre pour les demandes de renseignements, les demandes et la correspondance, ainsi que les procès-verbaux hebdomadaires de l’équipe de direction, au besoin.
• Multi-tâches et hiérarchisation des priorités changeantes, en fonction des exigences quotidiennes et hebdomadaires;
• Faire preuve de jugement et de sens aigu des affaires en se fondant sur sa compréhension des objectifs, des processus et des échéanciers du groupe
• Saisir les diverses mesures découlant des réunions internes et appuyer la documentation et les suivis pour faire le suivi des prochaines étapes.
• Prévoir, préparer et organiser les documents nécessaires aux conférences, aux réunions, etc.; faire le suivi des réunions à venir du conseil d’administration et du comité de placement et recueillir et préparer les renseignements d’information pour le vice-président et le DG;
• Produire des présentations, du matériel et d’autres documents, au besoin, en utilisant MS Word, Excel et PowerPoint
• Assurer la liaison avec les autres équipes internes pour assurer la coordination des réunions, des rapports et des activités connexes
• Recommande des pratiques exemplaires en matière de gestion des aspects administratifs et opérationnels et n’hésite pas à revoir les façons de faire;
• Élaborer et tenir à jour des fichiers, des bases de données et des systèmes pour le traitement des renseignements confidentiels;
• Préparer la gestion des événements virtuels pour tout le service. Assurer la coordination des présentateurs (ressources internes et externes), des séances d’information, des questions et préoccupations liées aux TI, de l’animation, sécuriser les ressources de traduction en direct et suggérer des commentaires de suivi. S’assurer que les événements sont consignés (ou non) et que les mesures de confidentialité sont respectées.
• Maintenir le réseau du vice-président (p. ex., compte LinkedIn, base de données des personnes-ressources);
• Fournir un soutien léger aux fonctions Talent et Finance (p. ex., intégration des nouveaux employés, traitement des rapports de dépenses);
• Traduire entre l’anglais et le français au besoin (p. ex., notre site Web, documentation externe)
• Travailler en étroite collaboration avec le directeur principal, Marchés des capitaux

CE QUE NOUS RECHERCHONS

Diplôme en technologie de bureau ou expérience équivalente. Diplôme de premier cycle, un atout.

• Au moins cinq (5) ans d’expérience à titre d’adjoint administratif ou d’adjoint de direction à l’appui de la haute direction dans une organisation dynamique, professionnelle et complexe

• Sont à l’aise avec l’ambiguïté et ont un bon jugement - vous serez habilité à résoudre les problèmes avec peu de conseils;

• Grand professionnalisme et jugement dans ses rapports avec de multiples intervenants;

• Être extrêmement organisé, proactif et minutieux, et être capable d’anticiper les besoins/défis et d’y répondre en conséquence

• Faire preuve d’intégrité, de capacité à maintenir la plus grande confidentialité possible et de capacité à gérer de nombreuses situations qui se présenteront quotidiennement.

• Solides compétences dans les programmes Microsoft Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), les outils de médias sociaux et la volonté d’apprendre de nouvelles technologies

• Capacité à entreprendre des projets et à produire des résultats de qualité en temps opportun

• Excellentes compétences de communication écrite et orale en anglais et en français

• Excellente approche du service à la clientèle avec un haut degré de proactivité et de réactivité

• Établir un lien de confiance avec les employés, les cadres supérieurs et les collègues

RSRIA


Chez iA, on s’investit, pour vous.

Nos employés sont notre meilleur investissement et nous avons beaucoup à leur offrir.


Profil de l'organisation

À propos

iA Groupe financier, c’est la force d’une société de taille à dimension humaine qui compte plus de 8 000 employés. Ensemble, nous avons gagné la confiance de plus de 4 millions de clients et 25 000 représentants qui nous ont choisis pour leurs assurances, leur épargne et la gestion de leur patrimoine.

Avec plus de 200 milliards de dollars d’actifs et un demi-milliard de dollars de prévu en investissement pour l’innovation technologique, nous sommes un joueur clé dans le domaine des services financiers au Canada et aux États-Unis. Le secret de notre réussite? S’investir, une personne à la fois. Parce que depuis plus de 125 ans, nous croyons que c’est en soutenant chacun de nos employés et en nous entourant de leaders parmi les plus réputés de l’industrie que nous pouvons continuer d’innover.

Chez iA, on s’investit, pour vous.

Notre engagement en matière de diversité et d’inclusion

Chez iA Groupe financier, nous appuyons et nous célébrons la diversité. Nous nous efforçons de fournir un milieu de travail reconnu comme inclusif pour tous, sans égard à l’origine ethnique, à la nationalité, à la langue, aux croyances religieuses, au genre, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l'état matrimonial, à la situation familiale ou à un handicap physique ou mental.

Notez que si vous avez besoin d’aide ou d’assistance pour rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, veuillez Nous joindre ici. Une personne de notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos besoins.