Réceptionniste

Survol de l'entreprise PPI :
 

PPI (une filiale indépendante d'iA Groupe financier) est une organisation de marketing d'assurance qui se situe entre les conseillers indépendants et les compagnies d'assurance. D'un océan à l'autre, nous fournissons des services et un soutien à valeur ajoutée, tels que des outils numériques, de la formation, du marketing et du processus, afin d'aider les conseillers à accroître et à développer leurs activités dans un esprit de responsabilité sociale.

Chez PPI, vous avez chaque jour l'occasion de faire une différence significative en aidant nos conseillers en assurance indépendants à assurer la sécurité financière et la tranquillité d'esprit de leurs clients : les familles et les entreprises canadiennes.

En vous joignant à PPI, vous ferez partie d'un milieu de travail diversifié, inclusif et équitable qui valorise les différentes perspectives. Vous bénéficierez d'une culture axée sur les personnes, inclusive et collaborative, avec des possibilités d'apprendre et de développer vos compétences, de faire évoluer votre carrière et d'avoir un impact significatif.

Notre personnel est à l'origine de nos progrès grâce à leurs idées novatrices et à leur engagement en faveur de l'excellence. Nous travaillons dur tout en nous amusant.

Pour plus d'informations sur PPI, visitez le site : https://www.ppi.ca/fr
 

Réceptionniste
L'objectif principal du réceptionniste est d'être le premier point de contact pour les conseillers, les visiteurs, les vendeurs, les employés et autres. Le/la réceptionniste est chargé(e) de répondre aux appels téléphoniques, de les diriger et d'accueillir les visiteurs de manière rapide, efficace et amicale, tout en conservant une attitude professionnelle. Le/la réceptionniste est également chargé(e) de traiter certaines demandes de modification de police soumises par un conseiller et d'envoyer aux conseillers toutes les notifications urgentes émanant des compagnies d'assurance.

Veuillez noter qu'il s'agit d'un poste sur site qui nécessite une présence au bureau de PPI Vancouver.

Principales responsabilités

• Répondre à tous les appels téléphoniques de manière efficace et professionnelle, en orientant et en redirigeant les appels ou en prenant les messages lorsqu'il y a lieu. Cela peut inclure les appels téléphoniques de la réception nationale.

• Accueillir et aider ou orienter les conseillers, les visiteurs, les vendeurs, les employés et d'autres personnes selon les besoins, en veillant à ce que les visiteurs ayant un rendez-vous soient accueillis par la ou les personne(s) appropriée(s).

• Répondre aux demandes de renseignements généraux et aux demandes d'informations dans la mesure du possible.

• Tenir à jour le calendrier des salles de réunion et les préparer, si nécessaire.

• Entretenir les espaces de réception.

• Maintenir les fournitures de bureau, en commandant de nouveaux articles et en les remplaçant, si nécessaire.

• Commander de nouveaux formulaires de demande d'assurance vie et d'investissement, si nécessaire.

• Fournir un soutien administratif aux équipes de vente et des opérations, selon les besoins.

• Effectuer diverses tâches de bureau.

• Fournir aux conseillers les formulaires de l'assureur, selon les besoins.

• Traiter tous les avis urgents reçus des compagnies d'assurance selon le processus de PPI.

• Assumer la responsabilité des dossiers assignés et du traitement des demandes conformément au processus de PPI documenté dans les guides de l'utilisateur des opérations.

• S'assurer que les normes de service PPI sont maintenues en veillant à ce que toutes les modifications apportées aux polices existantes soient exactes, traitées de manière conforme et opportune, soumises à l'assureur approprié et enregistrées dans WealthServ conformément aux directives de PPI.

• Répondre aux demandes de renseignements des conseillers et des assureurs.

• Veiller à ce que les conseillers soient régulièrement informés de l'état d'avancement des dossiers.

• Assurer le traitement efficace et rapide des situations escaladées.

• Veiller à ce que les normes les plus élevées en matière de service à la clientèle soient maintenues entre vous et le personnel afin de fournir un service indispensable aux conseillers.

• Assumer d'autres responsabilités, tâches et projets spéciaux, selon les besoins.

• S'engager dans des actions qui encouragent, reflètent et s'alignent sur les engagements ESG (Environnementaux, Sociaux et de Gouvernance) de PPI envers nos conseillers, leurs clients et nos employés.

Formation, expérience et compétences

• Un minimum de 1 à 2 ans d'expérience dans un poste de bureau, d'administration ou dans une fonction similaire.

• Compétences supérieures en matière d'organisation et de gestion du temps, avec une capacité avérée à gérer efficacement des tâches et des responsabilités multiples.

• Précision et souci du détail avérés. 

• Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.

• Solides compétences interpersonnelles avec une capacité démontrée à développer et à maintenir des relations et à travailler dans un environnement d'équipe.

• Capacité à se représenter, à représenter le bureau et l'organisation d'une manière professionnelle et positive en tout temps.

• Capacité à traiter des informations sensibles et confidentielles de manière professionnelle.

• Capacité à changer d'orientation si nécessaire et à s'épanouir dans des environnements en constante évolution.

• Connaissance des programmes Microsoft Office, en particulier Outlook, Word, Excel et PowerPoint.

• Connaissance du matériel de bureau couramment utilisé et des systèmes de téléphonie et de messagerie vocale.

• Le bilinguisme en français et en anglais est préférable.

Le salaire prévu pour ce poste commence à 40 000 $ et sera proportionnel à l'expérience et aux compétences du candidat.

Nous remercions tous les candidats pour leur candidature, mais seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Votre CV pourra être utilisé pour d'autres postes vacants.