Adjointe exécutive

Hybride-Télétravail / Permanent / Temps plein / Oakville, ON ou Brossard, QC

L'adjoint(e) exécutif(ve) devra être parfaitement bilingue et relèvera de la vice-présidente principale, Services aux concessionnaires. Il/elle sera chargé(e) de fournir un soutien direct au VPP et aux autres VP des Services aux concessionnaires. Il s'agit d'un poste à temps plein situé à Oakville ou au Québec, bien que la flexibilité du lieu de travail permette de travailler principalement à partir de la maison.

Principales responsabilités

En tant qu'adjoint(e) exécutif(ve) de la VPP, vous coordonnerez, au niveau national, plusieurs fonctions administratives et besoins en termes de rapports.

Ces responsabilités comprennent :

• La gestion de l'agenda et du courrier électronique de la VPP;

• La tenue et la mise à jour d'une liste et d'un calendrier des réunions récurrentes des différents comités;

• Organiser les déplacements de la VPP et des autres vice-présidents;

• Gestion des horaires, rapports de dépenses et autres rapports ad hoc;

• Gérer les réunions d'information pour les nouveaux employés;

• Gérer les demandes de réunion des directeurs avec l'équipe exécutive;

• Assister aux réunions avec la VPP et assurer les suivis;

• Distribution des communications provenant de la direction;

• Mise à jour des organigrammes, des DMS et des listes de distribution;

• Participer à la planification des événements et des réunions d'affaires sur place ou à l’extérieur avec les équipes des ressources humaines et du marketing;

• Coordonner les réunions trimestrielles de la VPP, les sessions stratégiques;

• Tenir à jour un calendrier de vacances pour l'équipe de direction;

• Maintenir le OneNote pour l'ensemble de l'équipe exécutive;

• Participer directement et activement à l'élaboration de documents, notamment de présentations Power Point, dans le cadre des réunions de direction et des sessions stratégiques;

• Collaborer avec les adjoint(e)s des autres lignes d’affaires de iA;

• Procéder aux demandes de sécurité, travailler en collaboration avec les équipes TNO, Yammer, Newsletter et bureaux satellites;

• Participer à d'autres projets en fonction des besoins.

Profil recherché

• Compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec la capacité de gérer des priorités et des échéances multiples

• Souci du détail

• Travailler de manière indépendante et faire preuve de jugement et de discrétion pour prendre des décisions

• Excellentes connaissances des outils bureautiques Teams, Excel, Word, Power Point, SharePoint, Outlook et Onenote

• Bilinguisme, excellentes aptitudes linguistiques tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais

• Professionnalisme et engagement absolu à respecter la confidentialité

Venez joindre un environnement de travail flexible et inclusif, qui vous offre un bel équilibre travail-famille, ainsi que des avantages sociaux compétitifs!