Adjoint(e) de direction et technicien(ne), Administration et gestion de projets

Secteur : placements / Toronto / Bilinguisme (français-anglais) / Poste permanent / Modèle de travail hybride avec ouverture à travailler au bureau sur une base régulière (26 Wellington) à la demande du v.-p. exécutif

iAGMA est la filiale d’investissement de iA Groupe financier, l’une des plus anciennes et des plus importantes sociétés de services financiers au Canada. Faire partie intégrante de la famille iA, une institution solide dotée d'une vision à long terme, nous permet de construire des solutions d'investissement innovantes et performantes pour notre clientèle, tandis que notre culture de collaboration se traduit par une proximité et une qualité de service inégalées. En d’autres mots, nous sommes assez grands pour être importants, mais assez petits pour prendre soin de vous. Nous sommes connus pour notre long parcours couronné de succès, nos perspectives indépendantes et perspicaces sur le marché, et notre équipe de professionnels de l'investissement axés sur la performance. « iAGMA » et « iA Gestion mondiale d’actifs » sont des noms commerciaux et d’autres noms sous lesquels l’Industrielle Alliance, Gestion de placements inc. et iA Gestion mondiale d’actifs inc. exercent leurs activités.

Opportunité

Êtes-vous une personne professionnelle, très organisée, soucieuse du détail et passionnée à fournir un soutien exécutif de premier ordre? Nous recherchons un adjoint ou une adjointe de direction bilingue pour jouer un rôle essentiel dans l’optimisation et l’amélioration de la productivité du vice-président exécutif et chef des placements de iA Gestion mondiale d’actifs. Dans ce rôle, vous fournirez un soutien administratif uniforme et agirez comme personne-contact principale pour une grande variété de parties prenantes internes et externes sur diverses questions.

La personne idéale fera preuve de bon jugement dans diverses situations, aura de fortes aptitudes en communication française et anglaise (à l’oral et à l’écrit), et fera preuve de capacités d’organisation exceptionnelles. Ce poste requiert la capacité de gérer de multiples priorités et de tâches simultanément et de prêter une attention méticuleuse aux détails. Un bilan démontré comme adjoint ou adjointe de direction efficace d’un dirigeant soumis à des contraintes de temps dans le secteur financier est préférable, de même qu’une connaissance des pratiques de gestion de projet et des techniques de coordination. L’adjoint ou l’adjointe de direction s’occupera d’une grande variété d’activités et de questions confidentielles avec discrétion.

 Responsabilités clés :

• Point de contact central : gérer efficacement le calendrier du v.-p. exécutif, coordonner les préparatifs de voyage, établir des priorités et répondre aux demandes, traiter la correspondance et superviser la gestion des courriels, y compris la rédaction de courriels pour le v.-p. exécutif;
• Adaptation et priorisation : effectuer plusieurs tâches et établir des priorités changeantes en fonction des besoins quotidiens et hebdomadaires, en faisant preuve d’un sens aigu des affaires et d’un bon jugement;
• Soutien aux réunions : saisir les actions des réunions internes et les documents d’appui et assurer le suivi des prochaines étapes;
• Préparation et organisation : anticiper, préparer et organiser le matériel pour les conférences et les réunions; suivre les réunions à venir du conseil d’administration et du comité de placement, et rassembler les informations pour les vice-présidents et directeurs principaux;
• Production de documents : produire des présentations, du matériel et d’autres documents à l’aide de MS Word, Excel et PowerPoint;
• Coordination interne : assurer la liaison avec d’autres équipes internes afin de garantir la coordination des réunions, des rapports et des activités connexes;
• Amélioration de processus : recommander les meilleures pratiques pour la gestion des aspects administratifs et opérationnels, et réviser les processus si nécessaire;
• Gestion des fichiers et des bases de données : élaborer et tenir à jour des dossiers et des systèmes de traitement et de stockage des renseignements confidentiels;
• Gestion des événements : préparer et gérer les événements virtuels et en personne pour tout le service, en coordonnant les présentateurs, les tests, les problèmes informatiques, l’animation, les ressources de traduction simultanée, le suivi et la rétroaction. Vous assurer que les événements soient enregistrés (ou non) et que les mesures de confidentialité soient respectées;
• Fonctions de soutien : fournir un soutien aux fonctions de talent et de finance, telles que l’intégration de nouveaux employés et de nouvelles employées et le traitement de comptes de frais;
• Collaboration : collaborer avec d’autres adjoints de direction du secteur sur des tâches spéciales et être considéré comme un joueur d’équipe indispensable;
• Participation aux comités : participer aux comités.

PROFIL SOUHAITÉ :

• Jugement et prise de décision : solides compétences en matière de jugement et de prise de décision dans diverses situations
• Excellence bilingue : excellentes aptitudes en communication en français et en anglais (à l’oral et à l’écrit)
• Prouesse organisationnelle : compétences administratives et organisationnelles exceptionnelles
• Maîtrise du multitâche : capacité à gérer simultanément plusieurs tâches sous pression
• Esprit d’équipe : capacité à influencer en cultivant des relations de confiance et en faisant preuve d’une discrétion appropriée
• Compétences en communication bien développées (à l’écrit et à l’oral) et capacité à prendre l’initiative pour répondre intuitivement de manière appropriée et opportune
• Perspective positive : motivation à contribuer à un environnement de travail collaboratif

Formation et expérience exigées

• Au moins quatre à sept ans d’expérience en administration de dirigeants, ainsi qu’une formation postsecondaire pertinente en administration de bureau ou en affaires générales
• Baccalauréat, un atout
• Excellente maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint et de l’Internet et exposition à des outils d’IA tels que Copilot or ChatGPT

Joignez-vous à notre équipe dynamique où vos contributions auront un impact considérable. Si vous vous épanouissez dans un environnement à rythme rapide et êtes en mesure de relever un défi stimulant et gratifiant, nous serions ravis d’avoir de vos nouvelles!

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