Vous avez des questions?
Nous avons des réponses!
Offrir un régime d’assurance collective à vos employés ou aux membres de votre organisation est une excellente façon de leur offrir une belle tranquillité d’esprit. Mais pour vous, cela comporte certaines exigences administratives au quotidien, et nous en sommes conscients. C’est pourquoi nous avons rassemblé ici une foule de renseignements pour vous simplifier la vie.
Un processus simple en 3 étapes
Visionnez les vidéos
Elles constituent la base de l’administration de votre régime, explorant les tâches les plus fréquentes, de l’adhésion des participants et participantes à la production de rapports variés.
Voir les vidéosConsultez la foire aux questions (FAQ)
C’est là que vous trouverez des réponses à des questions plus ciblées en lien avec vos tâches administratives et le soutien à vos participants et participantes.
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Vous n’avez pas trouvé l’information recherchée dans les vidéos et la FAQ? Écrivez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous répondre rapidement, généralement en deux jours ouvrables.
Envoyer un courrielVidéos
Vidéo 1
Espace client
Obtenez un aperçu de l’environnement sécurisé où vous effectuez toutes les tâches administratives liées à votre régime collectif.
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Vidéo 2
Création de votre compte
Découvrez le processus simple et rapide pour créer votre compte d’administrateur dans l’Espace client.
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Vidéo 3
Adhésion
Voyez comment ajouter un participant ou une participante à votre régime collectif dans votre Espace client.
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Vidéo 4
Changements liés aux participants et participantes
Voyez comment consulter l’information spécifique à tout participant ou participante et la mettre à jour, par exemple pour une modification salariale ou une fin d’emploi.
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Vidéo 5
Changements aux personnes à charge
Voyez comment ajouter ou retirer une personne à charge, ou même en modifier le statut (par exemple, aux études ou non) au dossier d’un participant ou d’une participante.
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Vidéo 6
Rapports et facturation
Découvrez comment générer et télécharger les divers rapports disponibles pour votre régime collectif et comment visualiser les factures liées aux primes ou autres.
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Foire aux questions (FAQ)
Tâches administratives quotidiennes
Qu’est-ce que l’Espace client, et comment puis-je y accéder?
L’Espace client est le site Web sécurisé destiné aux clients de iA. C’est là que vous, en tant qu’administrateur de régime, pouvez accéder à votre tableau de bord et veiller à la gestion courante de votre régime.
Pour créer votre compte, rendez-vous à ia.ca/moncompte, cliquez sur « Créer un compte », puis sur la tuile « Administrateur de régime ». Inscrivez votre nom complet et votre numéro de contrat, puis, sous Avez-vous votre clé d’activation, cochez Non, aidez-moi! Je veux obtenir ma clé d’activation.
Après avoir reçu votre clé d’activation, retournez à ia.ca/moncompte, cliquez sur « Créer un compte », puis sur la tuile « Administrateur de régime». Inscrivez votre nom complet et votre numéro de contrat, mais cette fois, cochez Oui, j’ai ma clé d’activation. Enfin, créez votre code d’accès et votre mot de passe, et répondez à quelques questions de sécurité. Vous pouvez ensuite accéder au tableau de bord de votre régime d’assurance collective.
En tant qu’administrateur, participerez-vous aussi à votre régime collectif?
Si oui, lorsque vous adhérerez en tant que participant ou participante, assurez-vous d’utiliser votre adresse de courriel personnelle. Votre adresse professionnelle sera associée à votre accès d’administrateur de régime. Si vous utilisez votre adresse professionnelle en tant que participant ou participante, des problèmes pourraient survenir à l’ouverture de session.
Quel est le calendrier de facturation et le calcul au prorata?
Nous pouvons vous fournir un calendrier de facturation afin que vous puissiez voir quand votre facture sera émise pour chaque mois de l’année.
Les primes sont calculées au prorata sur une base de 30 jours, que le mois compte 28, 30 ou 31 jours. Voici un exemple :
Couverture prenant effet le 4 juillet 2022, traitée sur le relevé de primes de juillet 2022.
- Combien de jours vous sont facturés?
30 jours – 3 jours = 27 jours - Quel est le montant de la prime de soins de santé au prorata?
125,82 $/30 jours x 27 jours = 113,24 $ - Quel est le montant de la prime de soins dentaires au prorata?
95,29 $/30 jours x 27 jours = 85,76 $ - Quel est le montant de la prime d’assurance vie au prorata?
31,80 $/30 jours x 27 jours = 28,62 $ - Quel montant total vous-est-il facturé?
113,24 $ + 85,76 $ + 28,62 $ = 227,62 $
Toutes l’information relative à la facturation figure dans le document intitulé « Calendrier de facturation », disponible sur demande. Ce document est mis à jour chaque année.
L’Espace client est-il accessible aux participants et participantes?
Oui, ils et elles ont leur propre compte Espace client.
Une lettre de bienvenue leur est envoyée le lendemain du jour où vous avez complété leur demande sur votre Espace client administratif. La lettre comprend leur carte de prestations d’assurance, la clé d’activation de leur compte Espace client et les instructions pour s’inscrire.
Comment dois-je indiquer un changement de salaire?
- Rendez-vous dans votre compte Espace client et accédez au dossier du participant ou de la participante à l’aide de l’outil de recherche.
- Dans le menu de gauche, sous Mettre à jour l’information, cliquez sur Modifier le salaire.
- Entrez le nouveau montant, la base salariale et la date d’entrée en vigueur du changement.
- Cliquez sur OK.
Comment dois-je indiquer un changement de salaire?
- Rendez-vous dans votre compte Espace client et accédez au dossier du participant ou de la participante à l’aide de l’outil de recherche.
- Dans le menu de gauche, sous Mettre à jour l’information, cliquez sur Modifier le salaire.
- Entrez le nouveau montant, la base salariale et la date d’entrée en vigueur du changement.
- Cliquez sur OK.
Si une augmentation de salaire entraîne une augmentation des montants d’assurance vie et d’assurance invalidité de longue durée et que ces montants augmentés dépassent les plafonds sans preuve d’assurabilité, la personne devra présenter ces preuves. iA vous enverra un avis.
Quelles sont les modalités d’administration?
Les personnes à charge doivent être enregistrées au dossier du participant ou de la participante pour pouvoir présenter des demandes de remboursement (iA gère les personnes à charge). L’assurance vie est obligatoire pour les personnes à charge, même si elles ne sont pas couvertes par les prestations de santé et/ou dentaires du régime d’assurance collective de iA.
Quand un événement de vie survient, un changement de couverture peut être effectué dans les 31 jours suivant l’événement de vie. Les événements de vie reconnus sont :
- Mariage ou union civile;
- Divorce ou séparation;
- Naissance ou adoption d’un premier enfant;
- Changement au statut de conjoint ou conjointe de fait;
- Perte de l’emploi du conjoint ou de la conjointe, ou de la couverture d’assurance collective de son employeur;
- Nouvelle assurance collective pour le conjoint ou la conjointe;
- Décès du conjoint ou de la conjointe, ou d’un enfant à charge;
- Enfant de plus de 21 ans qui fréquente l’école à temps plein;
- Enfant de plus de 21 ans qui cesse de fréquenter l’école à temps plein.
Tolérance administrative : Les participants ou participantes disposent d’un délai de 31 jours pour vous informer de tout changement à leur situation. Toutefois, l’Espace client de l’administrateur vous permet d’indiquer le changement jusqu’à trois mois après la date où le changement a eu lieu.
Soutenir vos participants et participantes
Quelles sont les modalités pour la conversion de l’assurance vie ou du programme Transit?
Conversion de l’assurance vie
- Offerte à tout employé ou employée qui quitte l’entreprise ou qui part à la retraite avant l’âge de 65 ans;
- La demande doit parvenir à iA dans un délai de 31 jours suivant la date de la fin d’emploi ou du départ à la retraite;
- Le montant peut être inférieur à la couverture actuelle, mais il doit être égal ou supérieur à 10 000 $ et inférieur à 200 000 $;
- Note : lorsque nous recevons la demande, quelqu’un prendra contact avec le participant ou la participante pour lui présenter les options de conversion, mais cela pourrait prendre plusieurs semaines.
Conversion du programme Transit
- Offerte à tout employé ou employée qui quitte l’entreprise (aucune limite d’âge);
- La demande dûment remplie doit être reçue dans les 60 jours suivant la fin d’emploi ou le départ à la retraite;
- La couverture est accessible à tout employé ou employée et à toute personne à charge admissible;
- La couverture santé est obligatoire, mais la couverture dentaire est facultative.
Quels sont les frais raisonnables et coutumiers et les normes en matière d’honoraires dentaires?
La liste des frais raisonnables et coutumiers est disponible dans l’Espace client, sous Guides et ressources, dans le menu de gauche.
Nous utilisons le guide des tarifs dentaires standard de la province de traitement pour les praticiens généralistes.
Que se passe-t-il en cas d’adhésion tardive?
L’ajout d’un nouveau participant ou d’une nouvelle participante, d’un nouveau conjoint ou d’une nouvelle conjointe, ou d’un nouvel enfant après le délai normal de demande d’adhésion aura pour conséquence que cette personne devra fournir des preuves d’assurabilité; la couverture peut même être refusée. En ce qui concerne les soins dentaires, la personne ne pourra bénéficier que d’une couverture de 100 $ au cours des 12 premiers mois.
Que dois-je faire si un participant ou une participante tombe en invalidité ou dans le cas d’une réclamation d’assurance vie?
Invalidité
Vous devez remplir une déclaration de l’employeur et la soumettre à invalidite@ia.ca. iA prendra contact avec le participant ou la participante dans les trois à cinq jours ouvrables pour obtenir des détails sur l’invalidité.
Si un complément d’information est nécessaire, nous écrirons au médecin en lui posant des questions spécifiques et en lui fournissant le paiement. Si aucune autre information n’est requise, nous approuverons la demande de reconnaissance d’invalidité. Vous et le participant ou la participante recevrez de l’information au moment de l’approbation et à chaque fois qu’il y a des changements dans la demande (approbation, refus, fermeture, prolongation, etc.).
Si un participant ou une participante est en invalidité et perçoit des indemnités d’accident de travail, une demande concomitante d’invalidité de courte ou de longue durée doit également être déposée.
Pour plus de détails, consultez notre guide sur l’invalidité.
Réclamation d’assurance vie
Il y a deux types de réclamations d’assurance vie : régulière et express; ils sont expliqués dans notre guide sur le processus de réclamation d’assurance vie. Par exemple, une réclamation de 75 000,00 $ ou moins peut être faite selon le processus express.
- Décès de participant ou participante – réclamation express
- Décès de personne à charge – réclamation express
- Réclamation régulière
Si le décès est accidentel, la portion décès et mutilation accidentels sera payée suivant la réception du rapport du coroner.
Quels médicaments doivent être préautorisés et quel est le processus?
Ce document liste tous les médicaments qui requièrent une préautorisation.
Si le médicament prescrit figure sur la liste, ce formulaire doit être rempli et envoyé à iA.
Les participants et participantes en invalidité reçoivent-ils des feuillets T4?
Si votre contrat inclut des prestations d’invalidité de courte ou longue durée, les participants et participantes en invalidité qui ont reçu des avantages imposables au cours de l’année recevront des feuillets T4, généralement en février.
Comment les participants et participantes ont-ils accès à leur compte Espace client?
- Sur le site Web de iA Groupe financier, il s’agit de cliquer sur Connexion (en haut à droite), puis sur Espace client.
- Sur la page d’accueil de l’Espace client, il faut ensuite cliquer sur Créer un compte, puis sur Client.
- Ensuite, il s’agit simplement de suivre les instructions à l’écran.
Les étapes ci-dessus sont indiquées sur la carte d’assurance collective que les participants et participantes reçoivent par la poste après avoir adhéré au régime.
Pour une démonstration vidéo, visitez la chaîne YouTube de l’Assurance collective.
Comment les participants et participantes désignent-ils leurs bénéficiaires?
La désignation de bénéficiaires se fait dans l’Espace client. Les résidents et résidentes du Manitoba peuvent aussi utiliser le formulaire de désignation ou de changement de bénéficiaire; une fois rempli, celui-ci peut être remis à l’administrateur du régime ou être envoyé à iA via la messagerie sécurisée de l’Espace client.
Comprendre votre contrat
Quelle est la définition d’une personne à charge?
Une personne à charge est soit le conjoint ou la conjointe du participant ou de la participante, soit son enfant.
Que se passe-t-il en cas de congé autorisé, de mise à pied temporaire, de grève ou de lock-out?
La couverture du participant ou de la participante est maintenue pour une durée maximale de trois mois, à l’exclusion de l’assurance invalidité. Pendant cette période de trois mois, les primes sont payées, mais aucune sélection individuelle n’est possible.
Dans le cas d’un congé autorisé, la couverture du participant ou de la participante peut être maintenue pour une durée maximale de six mois. Pendant cette période de six mois, les primes doivent continuer d’être payées.
Ajouts au régime
Qu’est-ce que Dialogue? Comment puis-je l’ajouter à un régime?
Dialogue est la plateforme canadienne de soins virtuels par excellence, avec un vaste éventail de soins de santé. Elle soutient les participants et participantes et leur famille par le biais de diverses ressources en matière de santé et de bien-être. Pour plus de détails, consultez notre brochure Dialogue.
Veuillez communiquer avec nous si vous souhaitez l’ajouter à votre régime d’assurance collective.
Qu’est-ce que le programme Équilibre en main?
Équilibre en main est un vaste programme de santé et de bien-être qui comprend à la fois des services inclus avec tous les régimes collectifs et des services offerts à la carte.
Services aux participants et aux participantes inclus avec tous les régimes
- Plateforme de navigation santé
- Questionnaire d’évaluation des risques pour la santé
Services aux administrateurs inclus avec tous les régimes
- Boîte à outils santé et mieux-être
Services à la carte
- Présent et en santéMC
- Programme d’aide aux employés et à leur famille
- Deuxième opinion médicale
- Visitez notre site Web pour plus d’information sur Équilibre en main.
Qu’est-ce qu’un compte de gestion santé (CGS)? Comment puis-je l’ajouter à un régime collectif?
Le CGS peut être utilisé pour payer des frais admissibles de soins de santé ou dentaires que les participants et participantes paieraient autrement de leur poche.
Cela fonctionne comme un compte bancaire : le compte est crédité d’un montant duquel les frais admissibles sont déduits.
Tant que le solde suffit à couvrir une réclamation, les frais admissibles sont remboursés, et le CGS est débité en conséquence.
Pour plus de détails sur le CGS, consultez cette brochure. Pour l’ajouter à votre régime collectif, communiquez avec nous.
Qu’est-ce qu’un compte mieux-être? Comment puis-je l’ajouter à un régime collectif?
Le compte mieux-être peut être utilisé pour rembourser des activités qui favorisent une activité physique régulière et continue ou qui contribuent au bien-être des participants et des participantes.
Parmi les activités remboursables, on compte l’abonnement à une salle de sport, les billets de transport en commun ou les coûts d’un programme de perte de poids.
Pour plus de détails sur le compte mieux-être, consultez cette brochure. Pour l’ajouter à votre régime collectif, communiquez avec nous.
Qu’est-ce le programme d’aide aux employés et à leur famille (PAEF)? Comment puis-je l’ajouter à un régime collectif?
Le PAEF est un programme de soutien professionnel, confidentiel et proactif qui répond à un large éventail de préoccupations personnelles, familiales et professionnelles.
À tout moment, quel que soit le jour, les participants ou participantes et leur famille peuvent bénéficier de conseils pour faire face à n’importe quel problème, qu’il s’agisse d’une première étape pour faire face à une éventuelle dépendance ou de gérer le stress au quotidien.
Pour plus de détails sur le PAEF, consultez cette brochure. Pour l’ajouter à votre régime collectif, communiquez avec nous.
Qu’est-ce que le service de deuxième opinion médicale? Comment puis-je l’ajouter à un régime collectif?
Le service de deuxième opinion médicale fait appel à un réseau de médecins parmi les meilleurs au monde, comprenant des spécialistes de pratiquement tous les domaines médicaux.
Tous ces médecins sont affiliés ou affiliées à des établissements d’enseignement médical canadiens de premier plan. En tant que spécialistes dans leurs domaines respectifs, ils ont accès à des ressources et à une expertise clinique dans le monde entier, ce qui facilite la consultation d’autres experts ou expertes de premier plan, si nécessaire.
Pour plus de détails sur le service de deuxième opinion médicale, consultez cette brochure. Pour l’ajouter à votre régime collectif, communiquez avec nous.
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