ÉPARGNE ET RETRAITE COLLECTIVES

CENTRE D’INFORMATION POUR PROMOTEURS DE RÉGIMES

Vous avez des questions? Nous avons des réponses!

Offrir un régime collectif d’épargne-retraite à vos employés ou aux membres de votre organisation est une excellente façon de les aider à optimiser leur avenir financier. Mais pour vous, en tant que promoteur du régime, cela comporte certaines exigences administratives au quotidien, et nous en sommes conscients. C’est pourquoi nous avons rassemblé ici une foule de renseignements pour vous simplifier la vie.

Vidéos

Remise des cotisations

Suivez les étapes pour nous transmettre les cotisations de vos participants ou rechercher une ancienne remise grâce à l’outil en ligne de remise des cotisations disponible dans l’Espace client.

Visionner

Adhésion

Découvrez le processus simple et rapide qui permet à vos employés d’adhérer en ligne à votre régime collectif d’épargne-retraite et d’en consulter la documentation.

Visionner

Tâches à compléter

Restez à l’affût des différentes tâches pour lesquelles vous avez des actions à poser lorsque vous avez des notifications en ce sens dans votre tableau de bord.

Visionner

Participants

Voyez comment consulter l’information spécifique à tout participant, la mettre à jour et cesser la participation lors d’une fin d’emploi ou d’un départ à la retraite.

Visionner

Statistiques et rapports

Examinez en temps réel les données financières et démographiques relatives à votre régime et à vos participants.

Cette vidéo sera disponible bientôt.

Régimes

Accédez à toute l’information liée à votre régime, telle que la liste de vos participants, le document sommaire du régime, qui en décrit la structure et les paramètres, ainsi que le détail de chacune des options de placement qui y sont offertes.

Visionner

Outil sécurisé de transmission de fichiers

Assurez-vous d’utiliser cet outil quand vous devez nous transmettre des fichiers contenant de l’information personnelle et sensible relative à vos participants.

Visionner

Simulateur de retraite

Familiarisez-vous avec notre simulateur de retraite, l’outil en ligne conçu pour aider les participants à tester divers scénarios de planification financière de la retraite.

Cette vidéo sera disponible bientôt.

Foire aux questions (FAQ)

Tâches administratives quotidiennes (comprenant les cotisations)

Après la mise en place de votre régime, vous devrez remettre à iA Groupe financier les cotisations des participants admissibles qui ont effectué leur adhésion. Pour vérifier quels participants ont effectué leur adhésion, ouvrez une session dans l’Espace client et rendez-vous dans votre tableau de bord. Puis, en bas à gauche, cliquez sur la tuile « Liste des adhésions ».

Les cotisations doivent être remises de façon électronique à l’aide de l’outil de remise des cotisations dans l’Espace client. Pour voir comment cela fonctionne, cliquez sur la tuile « Remise des cotisations », sélectionnez votre contrat, puis cliquez sur le bouton « Guide », ou regardez la vidéo « Outil de remise des cotisations » sur ce microsite.

Le paiement peut être fait de quatre façons :

  1. Paiement préautorisé (PPA)
    Pour utiliser cette méthode de paiement, vous n’avez qu’à remplir et à nous faire parvenir l'Entente de paiements préautorisés (PPA) pour une entreprise accompagnée d’un spécimen de chèque.
  2. Paiement par internet
    Veuillez consulter la page 15 du guide des remises de cotisations – sous la tuile « Remise des cotisations » de votre tableau de bord dans l’Espace Client – pour tous les détails.
  3. Transfert de fonds électronique
    Veuillez consulter la page 14 du guide des remises de cotisations – sous la tuile « Remise des cotisations » de votre tableau de bord dans l’Espace client – pour tous les détails.
  4. Chèque
    Veuillez consulter la page 14 du guide des remises de cotisations – sous la tuile « Remise des cotisations » de votre tableau de bord dans l’Espace Client – pour tous les détails.

Lorsque vous envoyez vos cotisations à iA Groupe financier via votre compte dans l’Espace client, les montants négatifs ne sont pas acceptés. Par conséquent, toute correction ou déduction doit nous être soumise directement à pension@ia.ca. Nous analyserons la demande et nous vous informerons sur la façon de procéder.

Le participant peut choisir de cesser ses cotisations et vous pouvez informer iA Groupe financier que le participant est en arrêt de travail en nous écrivant.

S’il choisit de poursuivre ses cotisations, le participant doit vous fournir à vous, le promoteur, des chèques postdatés pour la durée de son absence.

Ceci ne concerne que les RPDB et/ou les RPA. Le crédit de l’employeur est une portion non investie du RPDB d’un participant. Selon les règles du RPDB, l’employeur peut définir une période d’acquisition, soit la période au terme de laquelle le participant a droit aux cotisations de l’employeur remises en son nom. Si le participant n’a pas terminé cette période au moment de sa fin d’emploi, les cotisations de l’employeur que vous avez remises en son nom vous sont retournées sous forme de crédit.

Le crédit de l’employeur du RPDB ne peut être utilisé que pour les cotisations au RPDB et/ou les frais de gestion du régime, s’il y a lieu.

Si vous remettez vos cotisations en ligne à l’aide de l’outil de remise de cotisations, vous pouvez appliquer votre montant de crédit de l’employeur à l’étape 2 (frais/crédit). Si vous ne remettez pas vos cotisations en ligne, vous pouvez consulter le sommaire T-10 que vous a fait parvenir iA Groupe financier (ce document est envoyer chaque trimestre si votre régime comporte des participants ou des fonds dont la période d’acquisition n’est pas terminée); la section Crédits – Sommaire des transactions du rapport financier en fait aussi mention. Dans le rapport financier, nous indiquons le participant pour qui le crédit a été émis. Vous pouvez nous écrire par courriel pour vérifier ce montant ou demander à utiliser votre crédit de l’employeur lors de votre prochaine remise.

Lorsque vous utilisez votre crédit de l’employeur lors de votre remise, vous devez vous assurer de soustraire ce crédit du montant normal de la remise et nous remettre la différence.

Vous avez une année civile complète pour utiliser le crédit de l’employeur à votre dossier. Il y a une conséquence si vous ne l’utilisez pas dans ce délai : iA Groupe financier doit alors encaisser le montant et déduire des frais de transaction de 30 $, plus les taxes applicables. Le montant restant vous sera retourné sous forme de chèque posté à l’adresse du bureau figurant dans le dossier de votre entreprise.

Ceci concerne les REER, les RPDB et les CELI. Un crédit de trop-perçu réfère à des montants additionnels que iA Groupe financier détient et doit à l’employeur. Le scénario le plus fréquent est lorsqu’une correction est effectuée. Si la correction révèle que des montants additionnels ont été remis à iA Groupe financier par erreur, ces montants seront identifiés comme un crédit de trop-perçu. Si une telle situation se produit, en tant qu’employeur, vous recevrez une notification par courriel de la part de iA Groupe financier vous confirmant le montant en dollars du crédit de trop-perçu.

Si vous remettez vos cotisations en ligne à l’aide de l’outil de remise de cotisations, vous pouvez appliquer votre montant de crédit de trop-perçu à l’étape 2 (frais/crédit). Si vous ne remettez pas vos cotisations en ligne, vous devez écrire à iA Groupe financier par courriel à l’effet que vous souhaitez utiliser votre montant de trop-perçu et vous assurer de remettre le bon montant selon votre méthode de paiement.

Vous devez utiliser votre montant de trop-perçu dans les 45 jours ou lors de votre prochaine remise de cotisations. Il y a une conséquence si vous ne l’utilisez pas dans ce délai : iA Groupe financier doit alors encaisser le montant et déduire des frais de transaction de 30 $, plus les taxes applicables.

Une adhésion manquante signifie que iA Groupe financier a reçu des cotisations pour un participant qui n’a pas encore fait son adhésion. Vous trouverez les instructions d’adhésion à lui envoyer sous la tuile « Tâches à compléter » de votre tableau de bord (sélectionnez « Informations manquantes dans le menu déroulant).

Note importante pour les REER
Toutes les cotisations reçues de votre part, au cours de l’année civile actuelle, au nom de participants qui n’ont pas encore effectué leur adhésion sont déposées dans la portion RER1 de votre REER collectif. Par conséquent, ces cotisations ne sont pas investies selon les directives d’investissement du participant (ou selon l’option de placement par défaut), si aucune directive n’a été établie), et aucun reçu d’impôt n’est émis. Si nous ne recevons pas l’adhésion du participant avant le 31 décembre, les cotisations vous sont retournées systématiquement.

1 Contrairement à un régime enregistré d’épargne-retraite (REER), un RER n’est pas enregistré à l’Agence de revenu du Canada (ARC) si le participant ne fournit pas l’enregistrement.

L’Espace client est le site Web sécurisé destiné aux clients de iA Groupe financier. C’est là que vous, en tant que promoteur de régime collectif, pouvez accéder à votre tableau de bord et veiller à la gestion courante de votre régime.

Pour créer votre compte, rendez-vous à ia.ca/moncompte, cliquez sur « Créer un compte », puis sur la tuile « Administrateur de régime ». Inscrivez votre nom complet et votre numéro de contrat, puis, sous Avez-vous votre clé d’activation, cochez Non, aidez-moi! Je veux obtenir ma clé d’activation.

Après avoir reçu votre clé d’activation, retournez à ia.ca/moncompte, cliquez sur « Créer un compte », puis sur la tuile « Administrateur de régime ». Inscrivez votre nom complet et votre numéro de contrat, mais cette fois, cochez Oui, j’ai ma clé d’activation. Enfin, créez votre code d’accès et votre mot de passe, et répondez à quelques questions de sécurité. Vous pouvez ensuite accéder au tableau de bord de votre régime collectif d’épargne-retraite.

En tant qu’administrateur de votre régime collectif, serez-vous aussi un participant?
Si oui, lorsque vous adhérerez en tant que participant, assurez-vous d’utiliser votre adresse de courriel personnelle. Votre adresse de courriel professionnelle sera associée à votre accès d’administrateur de régime. Si vous utilisez votre adresse de courriel professionnelle en tant que participant, des problèmes pourraient survenir à l’ouverture de session.

Si vous voulez permettre à un nouvel (additionnel ou en remplacement d’un autre) administrateur de régime d’accéder à l’Espace client, vous devez en informer iA Groupe financier et remplir le formulaire Avis de changement de personne responsable.

Dans le formulaire, vous verrez qu’il y a trois types possibles de personne responsable :

  • Personne responsable du contrat : la personne qui signe l’ensemble des documents de nature juridique liés au régime collectif d’épargne-retraite.
  • Personne responsable de la facturation : la personne qui reçoit les factures liées à la gestion du régime collectif d’épargne-retraite.
  • Personne responsable de l’administration : la personne en charge de la gestion du régime (remises de cotisations, nouvelles adhésions, fins d’emploi, autorisations de retraits, etc.) et qui agit comme personne-ressource pour les participants et notre compagnie.

Seuls ces trois types de personnes peuvent accéder à l’Espace client et à l’information relative aux participants, aux cotisations, aux rapports financiers et autres rapports de votre régime collectif.

Oui, ils ont aussi accès à l’Espace client via leur compte de participant. En plus de suivre la croissance de leur épargne et le rendement de leurs placements, les participants peuvent y faire des transactions, obtenir leur relevé mis à jour quotidiennement et désigner leurs bénéficiaires. L’Espace client leur offre aussi un éventail d’outils de planification de la retraite et de ressources d’éducation financière.

Pour découvrir comment les participants peuvent accéder à leur compte dans l’Espace client, voir la question 6 de la section Soutenir vos participants, ci-dessous.

Soutenir vos participants

Chaque participant admissible doit effectuer son adhésion avant de recevoir des cotisations dans le régime. Il n’y a qu’une seule exception : si votre régime est un régime de retraite agréé (RRA) obligatoire, les cotisations commencent dès que les participants sont admissibles, qu’ils aient ou non adhéré.

L’adhésion doit se faire sur le site Web d’adhésion de iA Groupe financier, au ia.ca/monadhesion. Consultez le document « Montez à bord » disponible dans l’Espace client, sous la tuile « Documents et outils » de votre tableau de bord.

Visionnez la vidéo « Adhésion » pour plus d’information.

Vous pouvez trouver l’employé en effectuant une recherche dans votre tableau de bord. Après avoir cliqué sur son nom, dans le haut de la fiche, sous le nom, se trouve le bouton « Cesser la participation ». Cliquez, puis entrez l’information de fin de participation, puis soumettez. Le statut du participant sera alors modifié à « Inactif » dans nos systèmes. iA Groupe financier confirmera ensuite s’il a reçu toutes les cotisations jusqu’à la date de fin de participation avant d’envoyer au participant son relevé et le détail de ses options.

REER ou CELI
iA Groupe financier postera au participant une déclaration de cessation et une trousse de choix d’option qui lui présentera son solde total et les options qui s’offrent à lui. La lettre d’introduction l’informera qu’il a 90 jours pour choisir son option. Si nous n’avons pas de nouvelles de lui après ces 90 jours, ses actifs seront transférés au programme CoPilote de iA Groupe financier. CoPilote permet aux participants de continuer à bénéficier du même accès aux services en ligne (Espace client) et de la même répartition de placements, ainsi que de faibles frais de gestion.

RPDB
À la réception de l’avis de cessation, iA Groupe financier vérifiera si les cotisations du participant sont considérées comme acquises. Chaque RPDB a sa propre période d’acquisition.

Si les cotisations sont acquises, iA Groupe financier postera au participant une déclaration de cessation et une trousse de choix d’option qui lui présentera son solde total et les options qui s’offrent à lui. La lettre d’introduction l’informera qu’il a 90 jours pour choisir son option. Si nous n’avons pas de nouvelles de lui après ces 90 jours, ses actifs seront transférés au programme CoPilote de iA Groupe financier. CoPilote permet aux participants de continuer à bénéficier du même accès aux services en ligne (Espace client) et de la même répartition de placements, ainsi que de faibles frais de gestion.

Si les cotisations ne sont pas acquises, iA Groupe financier remboursera les sommes cotisées à l’employeur sous la forme d’un crédit. Ce crédit peut être utilisé pour des cotisations futures. Un facteur d’équivalence rectifié (FER), aussi appelé feuillet T10, sera émis par iA Groupe financier et envoyé directement à l’Agence de revenu du Canada (ARC) et au participant; en tant qu’employeur, vous n’avez rien à faire ensuite.

Si les cotisations ne sont pas acquises, mais que la politique de votre compagnie serait de permettre au participant de les acquérir conformément à un accord de cessation conclu avec lui ou à une indemnité de départ, veuillez nous écrire à pension@ia.ca, en identifiant le participant et en décrivant la situation.

RPA
iA Groupe financier postera au participant une déclaration de cessation et une trousse de choix d’option qui lui présentera son solde total et les options qui s’offrent à lui. En vertu d’un RPA, le participant ne peut être transféré automatiquement au programme CoPilote, comme c’est le cas dans les autres types de régimes. Par conséquent, le participant restera dans le RPA jusqu’à ce qu’il nous donne ses directives.

En cas de décès d’un participant, le formulaire de Demande de règlement de décès (50-203), que vous trouverez sous la tuile « Document et outils » du tableau de bord de l’Espace client, doit être rempli et nous être soumis avec une preuve de décès (par exemple, un certificat de décès) afin que nous puissions traiter la demande.

Les participants doivent nous aviser de tout changement d’adresse aux fins de la documentation d’impôt et du relevé de compte. Les changements d’adresse, de numéro de téléphone ou de télécopie, et d’adresse de courriel peuvent être faits en ligne, dans le compte Espace client du participant, ou en appelant notre Service à la clientèle au 1 800 567-5670. En tant qu’employeur, vous pouvez aussi mettre à jour ces informations pour les participants; cette mise à jour devrait toujours être faite avant de cesser la participation d’un participant.

Les participants doivent se rendre à ia.ca/moncompte, la page d’ouverture de session/d’inscription de l’Espace client. Pour créer leur compte, ils n’ont qu’à cliquer sur « Créer un compte » et à suivre les étapes.

  • D’abord, cliquer sur « Client » pour s’inscrire comme client

  • Puis, choisir l’un des deux modes d’inscription offerts :

    L’inscription express à l’aide de la technologie Vérifiez.Moi de SecureKey
    C’est le plus rapide des deux modes d’inscription. En choisissant l’inscription express pour créer son compte, le participant autorise iA Groupe financier à obtenir l’information requise pour son inscription de la part d’un partenaire du réseau SecureKey, tel que son institution financière.

    Vérifiez.Moi utilise des protocoles de sécurité renforcés qui empêchent la divulgation, l’accès et l’utilisation de l’information personnelle sans autorisation. En fait, SecureKey n’a aucunement accès aux identifiants utilisés par nos clients pour se connecter à leur compte de leur institution financière.

    Inscription traditionnelle
    Lorsqu’il choisit l’inscription traditionnelle, le participant doit avoir une clé d’activation ou un numéro de contrat, puis entrer son information manuellement.

  • Après avoir créé son compte, s’il oublie son code d’accès ou son mot de passe, le participant peut récupérer son information de connexion en suivant les instructions de la boîte « Me connecter » de l’Espace client, à ia.ca/moncompte.

Reçus d’impôt et feuillets T4

Un reçu d’impôt est émis en lien avec les REER et les RVER seulement; ils font état de toutes les contributions déposées au compte du participant.

Les reçus d’impôt sont émis aux participants deux fois par année par iA Groupe financier. Ils sont d’abord mis à leur disposition en ligne, puis ils leur sont postés dans les jours suivants :

  • En janvier, pour les cotisations effectuées entre mars et décembre de l’année précédente
  • En mars, pour les cotisations effectuées lors des 60 premiers jours de l’année en cours

REER
Les cotisations de l’employeur versées aux REER de vos employés sont généralement des sommes payées comptant qui sont assurables et qui donnent droit à une pension.

Cependant, les cotisations de l’employeur sont considérées comme un avantage non pécuniaire et ne sont pas assurables si vos employés ne peuvent effectuer de retraits d’un REER collectif (sauf les retraits en vertu du régime d’accession à la propriété ou du régime d’encouragement à l’éducation permanente, qui eux sont permis) avant leur retraite ou la fin de leur emploi.

Bien qu’il s’agisse d’un avantage imposable devant être déclaré sur le feuillet T4, vous n’avez pas à retenir de l’impôt à la source pour les cotisations de l’employeur versées au REER d’un employé si vous avez de bonnes raisons de croire que l’employé peut déduire les cotisations annuelles.

Déclarez le montant imposable au champ 14, « Revenu d’emploi », et dans la zone « Autre information » (code 40), au bas du feuillet T4. Pour plus d’information, veuillez consulter ces deux pages sur le site Web du gouvernement du Canada.

RPBD
Vous devez déclarer le facteur d’équivalence (FE) sur un feuillet T4 et émettre ce feuillet avant le 28 février de chaque année. Le FE doit être inscrit au champ 52 du feuillet T4. Laissez le champ 52 vide si le FE calculé est négatif ou nul, ou si l’employé est décédé au cours de l’année. Le numéro d’enregistrement du régime doit être indiqué au champ 50 du feuillet T4, à moins que le FE du participant ne soit égal à zéro.

RPA
En tant qu’employeur, vous devez déclarer le FE sur le feuillet T4 (Canada) et émettre ce feuillet, ainsi qu’un Relevé 1 (Québec), s’il y a lieu, avant le 18 février de chaque année. Le FE doit être indiqué au champ 52 du T4. Laissez le champ 52 vide si le calcul du FE donne un résultat négatif ou zéro, ou si l’employé est décédé au cours de l’année.

Vous devez aussi indiquer au champ 20 du feuillet T4, ainsi qu’au champ D du Relevé 1, le montant de cotisations qu’a versé l’employé (retenues salariales et cotisations volontaires). Si l’employé n’a pas cotisé au régime, laissez ces champs vides. Le numéro d’enregistrement du RPA à l’ARC doit être indiqué au champ 50 du feuillet T4. L’employé pourra déduire les cotisations au RPA indiquées au champ 20 du feuillet T4 à la ligne 207 de la déclaration de revenus fédérale, et il devra indiquer le FE à la 206 de la déclaration.

Dans la déclaration de revenus du Québec, l’employé pourra déduire les cotisations au RPA indiquées au champ D du Relevé 1 à la ligne 205 de la déclaration.

Contactez-nous

Vous n’avez pas trouvé réponse à votre question? Écrivez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous répondre rapidement.

Envoyer un courriel

Connectez-vous

Vous avez trouvé réponse à votre question? Rendez-vous dès maintenant sur l’Espace client.

Se connecter