Adjoint(e) de direction et technicien(ne) en administration et gestion de projets
- Employeur : iA Groupe financier
- Bureau : 1080, Grande Allée Ouest
- Principal lieu de travail : Québec, Québec
- Autre(s) lieu(x) de travail possible(s) : Montreal, Québec; Toronto, Ontario
- Domaines d'activité : Service à la clientèle et soutien administratif
- Numéro du poste : JR10023680
- Type d'emploi : Emploi permanent
- Postulez avant le : 2025-07-18
Description
Unité d'affaires: Assurances collectives/ Permanent/ Temps plein(35 heures)/ Québec/ Montréal/ Toronto/ Hybride/ date d'entrée en fonction : fin août
Relevant directement du VP du secteur, l’adjoint ou l’adjointe de direction fournira du soutien exécutif dans une relation de travail individuelle et agira aussi comme personne contact auprès de l’équipe de direction du secteur. Il ou elle pourrait aussi travailler sur des projets spéciaux à la demande du VP. La personne idéale pourra faire preuve d’un bon jugement dans diverses situations, avec de fortes aptitudes en communication verbale et écrite, en français et en anglais, des aptitudes administratives et organisationnelles et la capacité à maintenir un équilibre réaliste entre diverses priorités.
L’adjoint ou l’adjointe de direction pourra aussi travailler sur des projets de façon indépendante, de la conception à la finition, et devra pouvoir travailler sous pression en tout temps pour gérer une grande variété d’activités et de questions confidentielles avec discrétion.
Rôles et responsabilités – Soutien administratif
Agir à titre de point de contact central pour les besoins administratifs du vice-président, y compris la gestion du calendrier, le soutien des préparatifs de voyage, l’établissement des priorités et la détermination des mesures à prendre pour les demandes de renseignements, les demandes et la correspondance et les demandes spécifiques, au besoin;
Multi-tâches et hiérarchisation des priorités changeantes, en fonction des exigences quotidiennes et hebdomadaires;
Faire preuve de jugement et de sens des affaires en se fondant sur sa compréhension des objectifs, des processus et des échéanciers du groupe;
Maintenir le réseau du vice-président ou de la vice-présidente (p. ex., compte LinkedIn, base de données des personnes ressources, publications);
Traduire entre l’anglais et le français au besoin (p. ex., documents internes et externes, communications aux diverses parties prenantes);
Participer directement et activement à l'élaboration de documents, notamment de présentations Power Point, dans le cadre des réunions de direction et des sessions stratégiques.
Rôles et responsabilités – Coordination et gestion de projet
Planifier, coordonner et préparer les rencontres hebdomadaires virtuelles;
Planifier, coordonner et préparer les rencontres trimestrielles de la vice-présidence, y compris l'établissement de l'agenda, la création de supports PowerPoint, la réalisation de sondages, la préparation des ateliers et du contenu;
Assister le/la vice-président(e) et l’équipe de gestion du secteur dans l’élaboration, le suivi et le maintien des DMS, des tableaux de bord et des indicateurs de performance;
Soutenir les activités de la vice-présidence en termes de classification des documents;
Saisir les diverses mesures découlant des réunions internes et appuyer la documentation et les suivis des prochaines étapes;
Prévoir, préparer et organiser les documents nécessaires aux conférences et aux réunions;
Faire le suivi de diverses réunions de gestion et préparer les documents d’informations pour le/la Vice-Président(e) et ses équipes;
Produire des présentations, du matériel et d’autres documents dans le cadre de projets et initiatives, au besoin, en utilisant MS Word, Excel et PowerPoint;
Analyser les données disponibles des divers systèmes (Finance, Vente, Service, Administration) pour identifier des tendances, monter des rapports, émettre des constats et proposer des actions;
Assurer la liaison avec les autres équipes internes pour assurer la coordination des réunions, des rapports et des activités connexes;
Recommander des pratiques exemplaires en matière de gestion des aspects administratifs et opérationnels sans hésiter à revoir les façons de faire;
Élaborer et tenir à jour des fichiers, des bases de données et des systèmes pour le traitement des renseignements confidentiels;
Préparer la gestion d’évènements virtuels pour tout le secteur en assurant la coordination des présentateurs (ressources internes et externes), des séances d’information, des questions et préoccupations liées aux TI, de l’animation, sécuriser les ressources de traduction en direct et suggérer des commentaires, en plus de s’assurer que les événements sont consignés (ou non) et que les mesures de confidentialité sont respectées.
Ce que nous recherchons
Formation ou diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent
3 à 5 ans d'expérience en lien avec le domaine ou dans un domaine pertinent
Fortes aptitudes organisationnelles qui reflètent la capacité à réaliser et à prioriser plusieurs tâches de façon harmonieuse avec un excellent souci du détail
Niveau de connaissance avancé de la langue anglaise puisque la personne sera amenée à communiquer quotidiennement en anglais avec les équipes partout au pays, communiquer en anglais avec les clients et distributeur, rédiger de la documentation en anglais sur une base quotidienne
Approche centrée client
Approche proactive éprouvée à la résolution de problèmes avec une forte capacité à prendre des décisions
Maturité émotionnelle
Être extrêmement organisé, proactif et minutieux, et être capable d’anticiper les besoins/défis et d’y répondre en conséquence même en situation d'ambiguïté
Esprit d’équipe et ingéniosité avec la capacité d’être extrêmement efficace de façon indépendante
Aptitude éprouvée à gérer les renseignements confidentiels avec discrétion, à s’adapter à diverses demandes en concurrence et à démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse
Capacité démontrée à atteindre des objectifs élevés de rendement et à respecter les échéances dans un environnement à rythme rapide
Réflexion prospective et capacité à saisir les occasions et à proposer des solutions
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Profil de l'organisation
iA Groupe financier, c’est la force d’une société de taille à dimension humaine qui compte plus de 10 000 employés. Ensemble, nous avons gagné la confiance de plus de 5 millions de clients et 50 000 représentants qui nous ont choisis pour leurs assurances, leur épargne et la gestion de leur patrimoine.
Avec plus de 235 milliards de dollars d’actifs, nous sommes un joueur clé dans le domaine des services financiers au Canada et aux États-Unis. Le secret de notre réussite? S’investir, une personne à la fois. Parce que depuis plus de 130 ans, nous croyons que c’est en soutenant chacun de nos employés et en nous entourant de leaders parmi les plus réputés de l’industrie que nous pouvons continuer d’innover.
Chez iA, on s’investit, pour vous.
Notre engagement en matière de diversité et d’inclusion
Chez iA Groupe financier, nous appuyons et nous célébrons la diversité. Nous nous efforçons de fournir un milieu de travail reconnu comme inclusif pour tous, sans égard à l’origine ethnique, à la nationalité, à la langue, aux croyances religieuses, au genre, à l’orientation sexuelle, à l’âge, au statut civil, à la situation familiale ou à un handicap physique ou mental.
Notez que si vous avez besoin d’aide ou d’assistance pour rendre le processus de recrutement plus accessible pour vous, veuillez nous écrire. Une personne de notre équipe se fera un plaisir de répondre à vos besoins.