Adjoint(e) de direction et technicien(ne) en administration et gestion de projets

Unité d'affaires: Assurances collectives/ Permanent/ Temps plein(35 heures)/ Québec/ Montréal/ Toronto/ Hybride/ date d'entrée en fonction : fin août

Relevant directement du VP du secteur, l’adjoint ou l’adjointe de direction fournira du soutien exécutif dans une relation de travail individuelle et agira aussi comme personne contact auprès de l’équipe de direction du secteur. Il ou elle pourrait aussi travailler sur des projets spéciaux à la demande du VP. La personne idéale pourra faire preuve d’un bon jugement dans diverses situations, avec de fortes aptitudes en communication verbale et écrite, en français et en anglais, des aptitudes administratives et organisationnelles et la capacité à maintenir un équilibre réaliste entre diverses priorités.

L’adjoint ou l’adjointe de direction pourra aussi travailler sur des projets de façon indépendante, de la conception à la finition, et devra pouvoir travailler sous pression en tout temps pour gérer une grande variété d’activités et de questions confidentielles avec discrétion.

Rôles et responsabilités – Soutien administratif

• Agir à titre de point de contact central pour les besoins administratifs du vice-président, y compris la gestion du calendrier, le soutien des préparatifs de voyage, l’établissement des priorités et la détermination des mesures à prendre pour les demandes de renseignements, les demandes et la correspondance et les demandes spécifiques, au besoin;

• Multi-tâches et hiérarchisation des priorités changeantes, en fonction des exigences quotidiennes et hebdomadaires;

• Faire preuve de jugement et de sens des affaires en se fondant sur sa compréhension des objectifs, des processus et des échéanciers du groupe;

• Maintenir le réseau du vice-président ou de la vice-présidente (p. ex., compte LinkedIn, base de données des personnes ressources, publications);

• Traduire entre l’anglais et le français au besoin (p. ex., documents internes et externes, communications aux diverses parties prenantes);

• Participer directement et activement à l'élaboration de documents, notamment de présentations Power Point, dans le cadre des réunions de direction et des sessions stratégiques.

Rôles et responsabilités – Coordination et gestion de projet

• Planifier, coordonner et préparer les rencontres hebdomadaires virtuelles;

• Planifier, coordonner et préparer les rencontres trimestrielles de la vice-présidence, y compris l'établissement de l'agenda, la création de supports PowerPoint, la réalisation de sondages, la préparation des ateliers et du contenu;

• Assister le/la vice-président(e) et l’équipe de gestion du secteur dans l’élaboration, le suivi et le maintien des DMS, des tableaux de bord et des indicateurs de performance;

• Soutenir les activités de la vice-présidence en termes de classification des documents;

• Saisir les diverses mesures découlant des réunions internes et appuyer la documentation et les suivis des prochaines étapes;

• Prévoir, préparer et organiser les documents nécessaires aux conférences et aux réunions;

• Faire le suivi de diverses réunions de gestion et préparer les documents d’informations pour le/la Vice-Président(e) et ses équipes;

• Produire des présentations, du matériel et d’autres documents dans le cadre de projets et initiatives, au besoin, en utilisant MS Word, Excel et PowerPoint;

• Analyser les données disponibles des divers systèmes (Finance, Vente, Service, Administration) pour identifier des tendances, monter des rapports, émettre des constats et proposer des actions;

• Assurer la liaison avec les autres équipes internes pour assurer la coordination des réunions, des rapports et des activités connexes;

• Recommander des pratiques exemplaires en matière de gestion des aspects administratifs et opérationnels sans hésiter à revoir les façons de faire;

• Élaborer et tenir à jour des fichiers, des bases de données et des systèmes pour le traitement des renseignements confidentiels;

• Préparer la gestion d’évènements virtuels pour tout le secteur en assurant la coordination des présentateurs (ressources internes et externes), des séances d’information, des questions et préoccupations liées aux TI, de l’animation, sécuriser les ressources de traduction en direct et suggérer des commentaires, en plus de s’assurer que les événements sont consignés (ou non) et que les mesures de confidentialité sont respectées.

Ce que nous recherchons

• Formation ou diplôme d’études collégiales (DEC) dans un domaine pertinent

• 3 à 5 ans d'expérience en lien avec le domaine ou dans un domaine pertinent

• Fortes aptitudes organisationnelles qui reflètent la capacité à réaliser et à prioriser plusieurs tâches de façon harmonieuse avec un excellent souci du détail

• Niveau de connaissance avancé de la langue anglaise puisque la personne sera amenée à communiquer quotidiennement en anglais avec les équipes partout au pays, communiquer en anglais avec les clients et distributeur, rédiger de la documentation en anglais sur une base quotidienne

• Approche centrée client

• Approche proactive éprouvée à la résolution de problèmes avec une forte capacité à prendre des décisions

• Maturité émotionnelle

• Être extrêmement organisé, proactif et minutieux, et être capable d’anticiper les besoins/défis et d’y répondre en conséquence même en situation d'ambiguïté

• Esprit d’équipe et ingéniosité avec la capacité d’être extrêmement efficace de façon indépendante

• Aptitude éprouvée à gérer les renseignements confidentiels avec discrétion, à s’adapter à diverses demandes en concurrence et à démontrer le plus haut niveau de service à la clientèle et de réponse

• Capacité démontrée à atteindre des objectifs élevés de rendement et à respecter les échéances dans un environnement à rythme rapide

• Réflexion prospective et capacité à saisir les occasions et à proposer des solutions