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Adjoint(e) administratif de direction

  • Employeur: IA Securities Inc.
  • Bureau: 350-2200, McGill College
  • Ville: Montreal
  • Province: Québec
  • Domaines d'activité: Service à la clientèle et soutien administratif
  • Numéro du poste: JR10001773
  • Type d'emploi: Emploi permanent Temps plein

Profil de l'organisation

iA Groupe financier est la quatrième société d'assurance de personnes la plus importante au Canada. Elle offre une gamme variée de produits et de services, accompagne ses clients à chaque étape de leur vie et répond à tous les besoins de ces derniers grâce à son large réseau de vente. Fondée en 1892, sa stabilité et sa solidité font d’elle un employeur de choix qui investit dans le développement de ses employés, dans une perspective à long terme.

Présent dans toutes les régions du pays, de même qu’aux États-Unis, iA Groupe financier possède plus de 5 000 employés qui ont tous comme objectif commun d’offrir le meilleur service qui soit à leurs clients.

Description

Pour nos bureaux de iA Valeurs mobilières, situés en pleine cœur du centre-ville de Montréal, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif bilingue pour supporter le travail de la direction, effectue le travail de secrétariat et autres tâches de nature administratives.

Vous êtes une personne proactive et aimez travailler dans un environnement multitâche ? Vous aimez occuper un poste stratégique, travailler en collaboration et êtes en mesure de piloter plusieurs dossiers en même temps ? Rejoignez notre équipe !

Vos principales tâches :

  • Gestion d’agenda du VP exécutif & réservation de voyage
  • Production des rapports de dépenses
  • Révision et rédaction de divers documents
  • Production de rapports (trimestriels/annuels/conseil d’administration)
  • Assiste à l’occasion à des réunions pour prise de notes
  • Autorisation des diverses factures du bureau d’administration
  • Voir à l’inventaire des documents et formulaires requis par la force de vente
  • Autres tâches administratives au quotidien et support pour certains départements (comptabilité/communication/ventes/réception)
  • Gestion des cartes d’accès, des inventaires des fournitures, des formulaires, etc.
  • Préparation de toutes les demandes des conseillers et employés des succursales : Préparation des pochettes de recrutement et de bienvenue pour les nouveaux conseillers
  • Maintien des bases de données des employés, listes, organigrammes, etc.
  • Collaboration aux divers événements : conférence annuelle, rencontres de directeurs, etc. et à divers comité (Centraide, Comité des mesures d’urgences)
  • Organisation / planification de rencontres et événements impliquant la haute direction et les conseillers
  • Supervision de l’adjointe administrative et de la réceptionniste & remplacement occasionnel de la réceptionniste.
  • Gestion et suivi des demandes de commandites (conseillers / employés)
  • Personne-ressource pour tous les employés des bureaux de Montréal
    • Achats, questions, plaintes, problèmes, réparations, déménagement, arrivée des nouveaux employés, TI
  • Personne-ressource pour le gestionnaire des immeubles, iA Groupe financier (ressources humaines, iA Santé)
    • Communication, problèmes, questions

Compétences recherchées :

  • Vous détenez un diplôme d’études collégial en technique de gestion de bureau ?
  • Vous maitrisez la suite Office (Word, Excel et PowerPoint) ?
  • Vous êtes parfaitement bilingue, autant à l’oral qu’à l’écrit ?
  • Vous possédez un profil orienté vers les gens et le service et êtes reconnue dans votre milieu pour votre savoir-être aussi bien que vos compétences en soutien administratif ?
  • Faites-nous parvenir votre candidature dès maintenant !

Travailler chez iA Groupe financier

Nos employés sont notre meilleur investissement et nous avons beaucoup à leur offrir. Apprenez-en plus sur nous.

Notre engagement

iA Groupe financier souscrit à un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à poser leurs candidatures. Le genre masculin est utilisé dans le but d’alléger le texte et il désigne autant le genre féminin que masculin.

De plus, nous nous engageons à favoriser un lieu de travail qui promeut la diversité et l’intégration. Nous pouvons aider les candidats handicapés lors du recrutement et du processus de sélection, le cas échéant. Veuillez communiquer avec votre recruteur ou nous envoyer un courriel à accessiblecareers@ia.ca.